Agency atau Freelancer untuk Bikin Website? Cara Memutuskannya

Freelancer biasanya lebih murah dan lebih cepat diajak bicara, agency lebih mahal tapi punya cadangan orang, alur revisi, dan dokumen yang rapi. Yang menentukan pilihan bukan harganya, melainkan tiga hal: seberapa besar kerugianmu kalau situs mati dan orangnya tidak bisa dihubungi, siapa yang akan merawat situs setelah bulan ketiga, dan apakah bisnismu berbentuk badan usaha yang wajib memotong pajak dan butuh bukti pembayaran yang bisa dipertanggungjawabkan. Kalau ketiganya ringan, freelancer cukup. Kalau salah satunya berat, biaya tambahan agency biasanya terbayar.

Pertanyaan ini hampir selalu datang setelah pemilik bisnis menerima dua penawaran dengan selisih besar. Satu Rp 1,5 juta dari seseorang yang direkomendasikan teman, satu lagi Rp 5 juta dari sebuah studio.

Masalahnya, dua angka itu tidak bisa dibandingkan langsung. Isinya beda, risikonya beda, dan konsekuensi administrasinya beda. Artikel ini memisahkan bagian-bagiannya supaya kamu membandingkan hal yang setara.

Apa yang sebenarnya berbeda, di luar harga?

Perbedaan paling nyata bukan kualitas kode. Freelancer yang bagus sering menulis kode lebih rapi daripada agency yang sibuk. Yang berbeda adalah struktur di sekelilingnya.

Aspek	Freelancer perorangan	Agency / studio
Biaya di muka	Lebih rendah, sering setengahnya	Lebih tinggi, biasanya sudah termasuk hal yang tidak kamu minta
Kalau orangnya sakit atau pindah kerja	Proyek berhenti sampai dia kembali	Ada orang lain yang bisa melanjutkan
Ruang lingkup dan revisi	Sering lisan, batas revisi kabur	Biasanya tertulis, batas revisi disebut
Perawatan setelah jadi	Umumnya per kejadian, tergantung dia sedang luang	Ada bentuk langganan atau SLA
Dokumen pembayaran	Sering cuma transfer dan nota sederhana	Invoice atas nama badan, bisa dicatat sebagai biaya
Kecepatan komunikasi	Langsung ke orang yang mengerjakan	Kadang lewat perantara

Baris keempat dan kelima yang paling sering diremehkan saat memilih, dan paling sering disesali setahun kemudian.

Bagian yang jarang dibahas: konsekuensi administrasi dan pajak

Kalau bisnismu berbentuk badan usaha — PT, CV, yayasan, koperasi — kamu adalah pemotong pajak. Artinya saat membayar jasa, ada kewajiban memotong dan menyetorkan pajak penghasilan pihak yang kamu bayar. Dan aturannya berbeda tergantung penyedianya perorangan atau badan.

Ringkasnya begini. Imbalan jasa yang diterima badan usaha masuk objek PPh Pasal 23 dengan tarif 2% dari jumlah bruto, dan tarifnya naik 100% menjadi 4% kalau penyedia jasa tidak punya NPWP. Sementara imbalan jasa yang diterima orang pribadi umumnya dipotong lewat PPh Pasal 21, bukan Pasal 23. Ketentuan objek dan cara hitungnya diuraikan cukup jelas di penjelasan Ortax soal PPh Pasal 23 atas jasa, termasuk bahwa dasar pengenaannya tidak termasuk PPN dan tidak termasuk penggantian biaya yang bisa dibuktikan fakturnya.

Sejak sistem pelaporan pindah ke Coretax, bukti potong dibuat elektronik lewat e-Bupot. Kalau penyedia jasamu tidak terbiasa dengan ini, urusan bukti potongnya sering jadi tarik-menarik di akhir proyek. Alurnya bisa dilihat di panduan membuat bukti potong di e-Bupot.

Situasimu	Yang perlu disiapkan
Bisnis perorangan, bayar freelancer	Umumnya kamu bukan pemotong. Cukup nota dan bukti transfer.
Badan usaha, bayar freelancer perorangan	Pemotongan lewat PPh 21. Butuh NPWP dan identitas lengkap penyedia.
Badan usaha, bayar agency berbadan hukum	PPh 23 2% dari bruto, atau 4% kalau vendor tanpa NPWP. Bukti potong lewat Coretax.
Vendor sudah PKP	Ada faktur pajak dan PPN dipungut di atas nilai jasa.

Soal faktur pajak: tidak semua agency menerbitkannya. Kewajiban dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak baru muncul kalau omzet setahun melewati Rp 4,8 miliar, dan pengajuannya paling lambat akhir tahun buku — DDTC menjelaskan waktunya secara rinci. Banyak studio kecil masih di bawah ambang itu, jadi jangan otomatis menganggap agency berarti ada faktur pajak. Tanyakan di depan kalau perusahaanmu memerlukannya.

Ini gambaran umum, bukan nasihat pajak. Kalau nilainya besar atau kamu diaudit rutin, konfirmasikan ke konsultan pajakmu.

Uji sederhana: kalau orangnya hilang besok, apa yang kamu punya?

Ini penyaring yang lebih berguna daripada membandingkan portofolio. Bayangkan penyedia jasamu tidak bisa dihubungi mulai minggu depan, permanen. Berapa lama situsmu bertahan, dan bisakah orang lain melanjutkannya?

Jawabannya ditentukan oleh siapa yang memegang lima hal ini. Minta semuanya atas nama bisnismu sejak hari pertama, bukan setelah proyek selesai.

1. Akun registrar domain. Bukan "domain sudah didaftarkan untuk kamu", tapi kamu bisa login sendiri dan melihat nama bisnismu di kolom pemilik. Pertimbangan memilih registrar dan hosting ada di panduan memilih domain dan hosting.
2. Akun hosting atau panel server. Termasuk akses ke database dan tempat backup disimpan.
3. Kode dan isi situs. Kalau memakai sistem tertentu, minta salinan backup penuh dalam bentuk file yang bisa kamu simpan. Kalau custom, minta akses ke repositori kodenya.
4. Google Search Console dan Google Analytics. Kamu pemilik properti, penyedia jasa cukup jadi pengguna yang diberi akses. Kalau posisinya terbalik, data historismu ikut hilang saat putus hubungan.
5. Profil Bisnis Google. Ini sering luput, padahal untuk bisnis lokal ini pintu masuk terbesar. Pastikan email bisnismu berstatus pemilik utama.

Freelancer bagus akan menyerahkan kelimanya tanpa diminta dua kali. Agency yang bermasalah juga bisa menahan ini — jadi ini bukan soal tipe penyedianya, melainkan soal apakah kamu memintanya tertulis di awal. Pertanyaan penyaring lain yang sebaiknya dijawab sebelum transfer ada di 7 pertanyaan sebelum bayar vendor website.

Kapan freelancer justru pilihan yang lebih tepat

Kami tidak akan bilang agency selalu lebih baik. Ada kondisi di mana membayar struktur tambahan itu mubazir.

• Situsnya kecil dan jarang berubah. Profil usaha 4–5 halaman yang isinya setahun sekali diperbarui tidak butuh tim.
• Kamu punya orang internal yang paham teknis. Kalau ada karyawan yang bisa mengambil alih akses dan mengurus hal kecil, risiko putus komunikasi jauh lebih kecil.
• Anggaranmu memang terbatas dan lebih baik dipakai membuktikan permintaan dulu. Website sederhana yang jalan lebih berguna daripada rencana besar yang tidak jadi.
• Pekerjaannya spesifik dan berbatas jelas. Memperbaiki tampilan di HP, memindahkan hosting, menambah satu halaman — ini pekerjaan berakhir, bukan hubungan berjalan.
• Kamu sudah pernah bekerja dengan orangnya. Rekam jejak langsung mengalahkan hampir semua pertimbangan lain.

Kapan biaya tambahan agency biasanya terbayar

Sebaliknya, ada kondisi di mana selisih harga itu sebenarnya membeli sesuatu yang nyata.

• Situsmu menghasilkan order. Kalau downtime sehari berarti kehilangan pesanan, kamu sedang membeli ketersediaan orang, bukan jam kerja.
• Pekerjaannya lintas keahlian. Desain, tulisan, SEO, dan integrasi WhatsApp jarang kuat semua di satu orang.
• Ada tenggat yang tidak bisa geser. Pembukaan cabang, musim ramai, peluncuran produk.
• Bisnismu berbadan hukum dan butuh dokumen rapi. Kontrak, invoice, bukti potong — semuanya lebih lancar dengan penyedia yang sudah terbiasa.
• Kamu ingin pekerjaannya berlanjut, bukan berhenti di serah terima. Pos-pos biaya rutinnya kami rinci di biaya maintenance website per tahun.

Cara menyamakan dua penawaran yang bentuknya berbeda

Ini bagian paling praktis. Jangan bandingkan angka di muka; bandingkan total 24 bulan.

1. Tulis ulang kedua penawaran ke daftar isian yang sama. Jumlah halaman, siapa yang menulis teksnya, siapa yang menyiapkan foto, apakah tombol WhatsApp dan form termasuk, apakah pemasangan Search Console termasuk.
2. Tambahkan biaya domain dan hosting dua tahun ke masing-masing, karena sering hanya salah satu yang mencantumkannya.
3. Tambahkan perkiraan perawatan. Untuk yang tanpa paket perawatan, hitung kasar berapa kali setahun kamu akan minta perubahan dan kalikan tarif per kejadiannya.
4. Tambahkan biaya risiko. Isi satu angka jujur untuk pertanyaan "kalau harus pindah penyedia di bulan ke-10, berapa yang hangus".
5. Baru bandingkan. Selisih yang tadinya tiga kali lipat sering menyusut jadi selisih yang masuk akal — atau justru terbalik.

Supaya langkah pertama tidak berantakan, kirimkan informasi yang sama persis ke semua calon penyedia. Isi yang perlu ada di dalamnya kami daftar di brief website sebelum minta penawaran. Gambaran rentang harga yang wajar di pasaran Jogja ada di rincian biaya bikin website.

Opsi ketiga yang jarang disebut

Pilihannya tidak selalu salah satu. Beberapa bisnis yang kami temui memakai gabungan: pembangunan awal dikerjakan satu pihak, perawatan dan pengembangan berjalan dipegang pihak lain yang punya cadangan orang.

Ini masuk akal kalau kamu sudah punya situs hasil kerja freelancer yang secara teknis sehat, dan yang kurang cuma kesinambungan. Membongkar total justru membuang nilai yang sudah dikumpulkan situs lama di mata Google.

Di Tiga Awan sendiri, pembuatan situs baru mulai Rp 2 juta dan kelola SEO mulai Rp 2,5 juta sebagai biaya awal; kalau keduanya dikerjakan bersamaan, paket lengkapnya Rp 4 juta dari Rp 4,5 juta. Untuk pekerjaan yang berjalan tiap minggu setelahnya ada Auto SEO Rp 1,5 juta per bulan. Rincian cakupannya terbuka di halaman pembuatan website di Jogja. Kami berdiri sejak 2021, berbasis di Yogyakarta, dan sudah membantu 60+ bisnis di 8 industri.

Kapan perbandingan ini tidak relevan buatmu

Ada beberapa kondisi di mana memilih antara agency dan freelancer bukan keputusan yang paling mendesak.

Kamu belum tahu situsnya untuk apa. Kalau belum jelas apakah yang dibutuhkan halaman penjualan atau profil perusahaan, penyedia mana pun akan menebak. Putuskan dulu bentuknya lewat landing page atau company profile.

Chat sudah masuk tapi banyak yang menguap. Menambah aset baru tidak menambal kebocoran di tindak lanjut. Perbaiki dulu bagian itu.

Situsmu sudah ada dan masih layak. Sering yang dibutuhkan cuma perbaikan kecepatan, struktur, dan isi — bukan penyedia baru.

Kebutuhannya sekali kerja dan sangat kecil. Mengganti nomor telepon di footer bukan alasan mencari agency.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah freelancer selalu lebih murah?

Di muka, hampir selalu. Dalam dua tahun, tidak tentu. Biaya yang muncul belakangan biasanya bukan tarif per jamnya, melainkan waktumu sendiri: mengejar balasan, menjelaskan ulang konteks ke orang baru, atau membangun ulang bagian yang tidak terdokumentasi.

Bagaimana cara mengecek freelancer yang serius?

Minta dua hal: link situs hidup yang pernah dia kerjakan dan masih online, plus jawaban tertulis soal siapa yang akan pegang akun domain. Tangkapan layar portofolio mudah dibuat; situs yang masih jalan bertahun-tahun tidak. Kalau dia juga menanyakan bagaimana kamu menerima order dan siapa pelangganmu, itu tanda bagus.

Kalau saya badan usaha, apakah wajib memotong pajak dari pembayaran ke freelancer?

Sebagai badan, kamu memang punya kewajiban pemotongan. Untuk penyedia perorangan mekanismenya lewat PPh Pasal 21, sedangkan untuk penyedia berbentuk badan lewat PPh Pasal 23 dengan tarif 2% dari bruto — atau 4% kalau vendornya tidak punya NPWP. Nilai spesifik dan pelaporannya sebaiknya dikonfirmasi ke konsultan pajak atau staf keuanganmu, karena bergantung pada bentuk kontraknya.

Bolehkah pakai freelancer untuk membuat, lalu agency untuk merawat?

Boleh, dan cukup sering terjadi. Syaratnya kelima akses di daftar tadi benar-benar ada di tanganmu, dan situsnya dibangun dengan sesuatu yang lazim sehingga orang lain bisa membacanya. Kalau dibangun dengan sistem yang hanya dipahami pembuatnya, biaya alih kelolanya bisa mendekati biaya bikin ulang.

Apakah agency berarti pasti ada kontrak dan faktur pajak?

Kontrak biasanya ada. Faktur pajak belum tentu, karena itu bergantung pada status Pengusaha Kena Pajak, yang wajib hanya kalau omzet setahun melewati Rp 4,8 miliar. Kalau bagian keuanganmu mensyaratkan faktur pajak, tanyakan sebelum menandatangani apa pun.

Berapa lama pengerjaannya berbeda antara keduanya?

Untuk situs 5–8 halaman, keduanya sama-sama hitungan minggu. Yang membedakan bukan kecepatan mengerjakan, melainkan apa yang terjadi saat ada yang tertunda. Satu orang yang tumbang berarti proyek berhenti; tim kecil biasanya masih bisa jalan pelan.

Langkah berikutnya

Kalau kamu sedang memegang dua penawaran dan tidak yakin mana yang sebanding, kirim keduanya beserta alamat situsmu lewat audit gratis. Kami baca isinya dan balas dengan catatan bagian mana yang belum tercakup di masing-masing — termasuk kalau menurut kami penawaran yang lebih murah sudah cukup untuk kebutuhanmu.